Hai aperto il calendario e ti sei trovato un Tetris di box colorati fino alle 18:30.
Titoli vaghi, partecipanti “per sicurezza”, nessun esito concreto. A fine giornata, la sensazione: “Abbiamo parlato tanto, deciso poco”.

La verità è scomoda: una parte consistente delle riunioni settimanali poteva essere una mail (o un documento condiviso, o un commento su task).
Il problema non è solo il tempo: sono le relazioni. Tagliare riunioni senza criterio crea frizioni, resistenze, conflitti. Farlo con metodo, invece, libera ore e costruisce rispetto.

In questa guida ti mostro come salvare 3 ore a settimana applicando tre criteri semplici che trasformano riunioni inutili in scambi asincroni, senza creare conflitti. È una declinazione pratica del Metodo O.R.A. – Osserva, Ricerca, Agisci: guardiamo i dati reali, individuiamo il nodo, interveniamo con micro-azioni chiare.

Perché facciamo (troppe) riunioni

• Abitudine sociale: “Se ci vediamo, lavoriamo davvero.”
• Paura di perdere allineamento: “Meglio parlarne insieme.”
• Incertezza sul chi decide: si convoca un meeting “per condividere” quando mancano responsabilità chiare.
• Assenza di standard: nessun criterio su quando convocare (o rifiutare) una riunione.

Risultato: tempo disperso, decisioni lente, conflitti sottili (“perché sono stato invitato?”, “perché nessuno decide?”), nervi tesi tra chi ha bisogno di focus e chi cerca confronto continuo.

I 3 criteri per dire: “Questo è una mail (non una riunione)”

Criterio 1: Obiettivo informativo, non decisionale

Se il 70–100% del meeting è informare, aggiornare, “mettere tutti al corrente”, non serve riunione. Meglio: documento + commenti + Q&A asincrono.

Segnali pratici:

• Agenda con punti tipo “update”, “stato”, “novità”.
• Nessun owner di decisione.
• Nessuna deadline collegata a un sì/no.

Formato alternativo:

• 1 pagina di update con: “Cosa è cambiato”, “Impatto”, “Prossimi passi”.
• Tag nominativi su task, scadenze chiare, commenti aperti fino a una data.

Criterio 2: Tema chiaro, opzioni definite, decisione binaria

Se hai già opzioni delineate e la scelta è binaria (A o B) o limitata (A/B/C), la riunione serve solo se:

• i decisori sono pochi (≤3) e disponibili a breve;
• ci sono impatti trasversali da chiarire in vivo in 15–20 minuti.

Altrimenti: documento di 1–2 pagine con pro e contro, proposta dell’owner, deadline per obiezioni. Silenzio = consenso. Alla scadenza, si procede.

Segnali pratici:

• Discussione già maturata in chat infinite.
• Meeting convocato “per allinearsi” senza materiali.

Formato alternativo:

• “Decision memo” con: contesto, opzioni, raccomandazione, impatti, “obiezioni critiche entro venerdì 12:00”.

Criterio 3 — Problema circoscritto, esito definibile in 30 minuti

Se il tema è ristretto, i partecipanti sono pochi e l’esito è una decisione o un piano in 3 passi, la riunione va bene solo se:

• c’è un facilitatore (chi la guida);
• c’è un template di esito (decisione, owner, data);
• si chiude in 30 minuti massimo.

Se non puoi garantire questi tre elementi, torna all’asincrono. Meglio 10 commenti mirati che 60 minuti nel vuoto.

Metodo O.R.A. applicato al calendario

OSSERVA — Mappa le tue riunioni (15 minuti, oggi)

Per una settimana, fotografa:

• quante ore passi in meeting;
• con quale scopo (informare, decidere, esplorare);
• quante persone inutili in call (non parlano, non decidono);
• esiti concretamente registrati (decisione presa? prossimo passo? owner? data?).

Strumento minimo: tabella con colonne Data – Titolo – Scopo – Partecipanti – Esito – Si poteva evitare? (sì/no).

Domanda chiave:
“Quali 3 ricorrenze potrei spostare in asincrono senza perdere qualità?”

RICERCA — Trova il nodo reale (10 minuti)

Se vedi tante call informative, probabilmente manca un canale di update strutturato. Se vedi call affollate senza esito, manca un owner o un criterio per decidere. Se vedi conflitti latenti, manca un patto di team su come lavorare.

Domande guida:

• “Chi è l’owner per questo tema?”
• “Qual è il formato standard per gli update?”
• “Come si registra una decisione?”
• “Qual è la regola per invitare qualcuno a una call?”

AGISCI — 5 mosse operative

1. Stabilisci lo “Standard Riunioni Minime” (1 pagina, condivisa)
   Contiene:

• Quando si convoca (solo se… vedi 3 criteri).
• Chi si invita (solo decisori + 1 facilitatore).
• Come si prepara (agenda con 3 punti, materiali entro 24h).
• Come si chiude (decisione/owner/data + log pubblico).

 

2. Crea 2 template salvavita (copiabili)
   Decision Memo (asincrono)

• Contesto (5 righe)
• Opzioni A/B (+ pro/contro)
• Raccomandazione (1 riga)
• Impatti e rischi (5 bullet)
• Deadline obiezioni (data/ora)
• Owner esecuzione + data

 

3. Riduci inviti con una frase che non crea conflitto
   Testo pronto (da usare in chat o mail):

“Per tenere snello l’incontro e decidere entro 30’, propongo di invitare solo chi decide/esegue. Condividiamo a tutti l’esito via verbale in 5 righe entro fine giornata.”

 

4. Trasforma ricorrenze fluviali in update asincroni

• Sostituisci il “weekly update” con un documento condiviso a sezioni (Marketing, Vendite, Prodotto…).
• Ognuno compila entro giovedì 12:00.
• Venerdì 9:00: solo Q&A in 20 minuti se servono; altrimenti, niente call.

 

5. Crea il “Registro Decisioni” (una tab su Google Sheet/Notion)
   Colonne: Data | Tema | Decisione | Owner | Quando | Link documento | Stato.
   Diventa la tua memoria organizzativa. Riduce conflitti perché tutti vedono cosa è stato deciso, da chi e quando.

 

Come dire “questa è una mail” senza urtare nessuno

Spesso sappiamo che una call è inutile, ma temiamo di sembrare ostili. La soluzione è offrire un’alternativa chiara e togliere lavoro agli altri.

Script 1 — Sostituisco il meeting con materiale pronto

“Per accelerare, ho riassunto in una pagina contesto, opzioni e proposta. Se non emergono obiezioni entro giovedì 12:00 procedo con l’opzione B. Qui il documento. Se serve, teniamo 15’ di Q&A venerdì.”

Script 2 — Snellisco la platea, unisco chiarezza e rispetto

“Per chiudere in 20’ servono solo A (decide), B (esegue), C (impatti legali). Condivido il verbale a tutti post-call. Se preferite, partiamo asincroni con memo + commenti.”

Script 3 — Rifiuto una call e propongo alternative

“Grazie per l’invito. Per questo tema posso contribuire in asincrono: mando nota scritta oggi pomeriggio. Se poi servono 10’ per chiudere, ci sono domani 9:30–9:45.”

Queste frasi evitano conflitti perché non negano il bisogno: lo soddisfano meglio.

Antidoto ai conflitti: un patto di team in 5 punti

1. Default asincrono: se si può, si scrive; la call è l’eccezione.
2. Inviti chirurgici: solo chi decide/esegue.
3. Agenda minima: 3 punti, 1 obiettivo, materiali 24h prima.
4. Chiusura obbligatoria: decisione/owner/data o motivo per cui non si decide.
5. Registro decisioni pubblico: visibilità = meno incomprensioni = meno conflitti.

Mettere per iscritto il patto riduce attriti: non è un capriccio personale, è una pratica condivisa.

Primo passo da fare oggi (15 minuti)

• Osserva: apri calendario e marca con ★ le call che sono solo update.
• Ricerca: scegli una ricorrenza da convertire in asincrono (costo alto, valore basso).
• Agisci: prepara ora un memo di 1 pagina + proponi lo script 1.
  Obiettivo: salvare 30 minuti questa settimana. Da lì, diventa abitudine.